Obligaciones contables y tributarias de la propiedad horizontal en Colombia: lo que todo consejo de administración debe saber
Uno de los temas más mal entendidos en los conjuntos residenciales de Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó y Tabio son las obligaciones contables y tributarias de la copropiedad. ¿Es obligatorio tener contador? ¿Cuándo se necesita revisor fiscal? ¿Se paga IVA por alquilar el salón comunal? ¿Pagan impuesto de renta los conjuntos? En RC Administramos, como empresa administradora de propiedad horizontal, te explicamos todo con base en la norma vigente en Colombia.
100%
De las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad
19%
IVA sobre alquiler de zonas comunes a terceros (2025)
Art. 56
Ley 675 de 2001 — Revisor fiscal en PH comercial y mixta
NIIF
Marco contable obligatorio para copropiedades en Colombia
¿Qué es una copropiedad para efectos tributarios en Colombia?
Antes de entender las obligaciones tributarias y contables, es fundamental comprender la naturaleza jurídica de una copropiedad en Colombia. Según el artículo 4 de la Ley 675 de 2001, cuando un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada, surge automáticamente una persona jurídica sin ánimo de lucro.
Esta condición — persona jurídica sin ánimo de lucro — es fundamental porque determina su tratamiento fiscal. La copropiedad existe para administrar los bienes comunes y garantizar la convivencia, no para generar utilidades. Sin embargo, esto no la exime de todas las obligaciones tributarias — al contrario, tiene un régimen especial que mezcla exenciones y obligaciones específicas que toda empresa administradora de PH debe conocer en detalle.
📋 Identidad tributaria de la copropiedad
Toda copropiedad sometida al régimen de propiedad horizontal debe estar inscrita en el Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN. Su código de actividad económica principal es el CIIU 9499 (Actividades de otras asociaciones N.C.P.) y el secundario es el 6820 (relacionado con actividades inmobiliarias). Esta inscripción es obligatoria para toda copropiedad en Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó, Tabio y Tocancipá, independientemente de su tamaño o número de unidades.
¿Están obligadas las copropiedades a llevar contabilidad?
La respuesta es sí, sin excepción. Toda copropiedad en Colombia, sin importar su tamaño, número de unidades o presupuesto, está obligada a llevar contabilidad. Esta obligación surge de varias normas concurrentes:
⚠️ Error frecuente: creer que conjuntos pequeños no necesitan contador
Este es uno de los errores más costosos en la administración de propiedad horizontal. Sin importar que el conjunto tenga 10, 20 o 300 unidades, la obligación contable existe para todos. Una copropiedad sin contador que firma estados financieros está incumpliendo la ley y exponiendo al administrador y al consejo a sanciones. Los estados financieros deben estar suscritos por el representante legal y por un contador público con tarjeta profesional vigente.
¿En qué grupo contable se clasifica la copropiedad?
El Decreto 2420 de 2015 y el Concepto 179 de 2018 del CTCP establecen que toda copropiedad obligada a llevar contabilidad debe determinar en qué grupo se clasifica para aplicar el marco de información financiera correspondiente:
| Grupo | Criterio de clasificación | Marco contable aplicable | Estados financieros requeridos |
|---|---|---|---|
| Grupo 1 | Interés público, cotiza en bolsa o tiene más de 200 empleados y activos superiores a 30.000 SMMLV | NIIF Plenas | 5 estados financieros completos |
| Grupo 2 | No clasifica en Grupo 1 ni 3, empresas medianas | NIIF para Pymes | Estado de situación financiera, resultados, cambios en patrimonio, flujo de efectivo y notas |
| Grupo 3 | Microempresas con activos totales inferiores a 500 SMMLV y menos de 10 trabajadores | Marco técnico normativo microempresas | Estado de situación financiera, estado de resultados y notas |
La mayoría de conjuntos residenciales de Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota y la Sabana Norte se clasifican en Grupo 2 o Grupo 3, dependiendo de su tamaño y activos. La clasificación debe realizarla el contador de la copropiedad con base en los criterios del CTCP.
¿Cuándo es obligatorio el revisor fiscal en una copropiedad?
La obligatoriedad del revisor fiscal en propiedad horizontal en Colombia está definida con precisión por el artículo 56 de la Ley 675 de 2001. Es uno de los temas con más confusión en los conjuntos de Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó y Tabio.
✅ Revisor fiscal OBLIGATORIO
Según el artículo 56 de la Ley 675 de 2001, los conjuntos de uso comercial o mixto están obligados a contar con revisor fiscal. Esto aplica a:
- Centros comerciales
- Edificios de oficinas
- Copropiedades mixtas (residencial + local comercial)
- Cualquier PH con destinación comercial o industrial
El revisor fiscal debe ser contador público titulado con matrícula profesional vigente, inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea general de propietarios. No puede ser propietario ni tenedor de bienes en el conjunto, ni tener parentesco hasta cuarto grado de consanguinidad con el administrador.
⚠️ Revisor fiscal POTESTATIVO (no obligatorio por ley)
Los conjuntos de uso exclusivamente residencial — como la mayoría de conjuntos de Chía, Cajicá, Zipaquirá y Cota — no están obligados por la ley a tener revisor fiscal, independientemente del número de unidades o del tamaño del conjunto.
Sin embargo, la asamblea general puede decidir voluntariamente nombrarlo, en cuyo caso sus funciones serán las del reglamento interno o, en su defecto, las del Código de Comercio y la Ley 43 de 1990.
Importante: si el reglamento de propiedad horizontal del conjunto establece revisor fiscal como obligatorio, debe cumplirse aunque sea residencial.
Funciones del revisor fiscal en la copropiedad
Según el artículo 57 de la Ley 675 de 2001, las funciones del revisor fiscal incluyen:
- Verificar que las actuaciones de la copropiedad se desarrollen conforme a la ley y los estatutos.
- Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, tributarias y demás del objeto social.
- Informar a la administración sobre irregularidades o incumplimientos detectados.
- Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan vigilancia sobre la copropiedad.
- Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) las operaciones sospechosas detectadas en el giro ordinario de sus labores.
- Ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 y demás disposiciones del ejercicio de la contaduría pública.
⚠️ Mito frecuente: "Si el conjunto es grande, necesita revisor fiscal"
Completamente falso. El CTCP en su Concepto 0019 de 2024 reiteró que en las propiedades horizontales de carácter residencial no es obligatorio tener revisor fiscal, sin importar el número de torres, unidades o el presupuesto anual. El criterio legal es el uso de la propiedad, no su tamaño.
¿Pagan impuesto de renta las copropiedades?
Este es uno de los puntos más importantes para los consejos de administración y las empresas administradoras de propiedad horizontal. El régimen varía significativamente según el uso de la copropiedad:
PH Residencial — Exenta de renta
Las copropiedades de uso exclusivamente residencial están exentas del impuesto de renta, incluso si explotan económicamente sus áreas comunes (alquiler del salón comunal, parqueaderos, etc.). Esta exención está consagrada en el artículo 19-5 del Estatuto Tributario. Los conjuntos residenciales de Chía, Cajicá, Zipaquirá y Cota generalmente están en esta categoría.
PH Comercial o Mixta — Puede pagar renta
Según el artículo 19-5 del Estatuto Tributario, las copropiedades de uso comercial o mixto que explotan económicamente sus áreas comunes (arriendos de locales, zonas para eventos, etc.) son responsables del impuesto de renta en el régimen ordinario. Deben declarar y pagar renta como cualquier persona jurídica.
📋 ¿Qué pasa con la retención en la fuente?
Todas las copropiedades — residenciales, comerciales o mixtas — son agentes de retención en la fuente cuando realizan pagos que estén sujetos a retención (honorarios a contadores, pagos a empresas de vigilancia, contratos de mantenimiento, etc.). Esta obligación aplica a todas las copropiedades en Colombia, sin importar su tipo de uso. Incumplir con la retención en la fuente genera sanciones de la DIAN. Los vencimientos para declarar y pagar la retención en la fuente son mensuales, según el calendario tributario que la DIAN publica cada año.
Impuesto de Industria y Comercio (ICA)
El artículo 19-5 del Estatuto Tributario también excluye a las copropiedades residenciales del impuesto de industria y comercio. Sin embargo, esta exclusión aplica para las actividades propias del objeto social — no necesariamente para todas las actividades económicas que realice. En cada municipio de Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó y Tabio deben verificarse los estatutos tributarios locales, ya que el ICA es un impuesto municipal y las reglas pueden variar.
IVA en la propiedad horizontal: parqueaderos, zonas comunes y alquileres
Este es el tema tributario que más genera confusión y consultas en los conjuntos de Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó y Tabio. A partir de las posiciones actualizadas de la DIAN — especialmente el Comunicado de Prensa No. 019 de marzo de 2025 y el Concepto 7653 de 2025 — el panorama es el siguiente:
IVA por alquiler de zonas comunes a terceros
🚨 Posición DIAN 2025 — Alquiler de zonas comunes genera IVA
La DIAN reiteró en marzo de 2025 que el alquiler de zonas comunes por parte de las propiedades horizontales — residenciales, comerciales o mixtas — está gravado con IVA al 19%. Según el artículo 420 del Estatuto Tributario, el alquiler de áreas comunes a terceros (personas diferentes a los propietarios del conjunto) constituye un hecho generador de IVA. Esto aplica aunque la copropiedad sea persona jurídica sin ánimo de lucro.
En términos prácticos: si el conjunto alquila el salón comunal para eventos a personas externas al conjunto, este ingreso está gravado con IVA del 19%. La copropiedad se convierte en responsable del IVA por estas operaciones y debe cumplir con las obligaciones de declaración y pago ante la DIAN.
IVA por servicio de parqueadero
El artículo 462-2 del Estatuto Tributario establece que el servicio de parqueadero prestado por la propiedad horizontal está gravado con IVA, y no distingue si el servicio es residencial o comercial. Sin embargo, el Concepto 7653 de 2025 de la DIAN hace una distinción importante:
| Tipo de servicio de parqueadero | ¿Genera IVA? | Fundamento normativo |
|---|---|---|
| Parqueadero asignado exclusivamente a propietarios del conjunto (como bien privado) | No genera IVA | Art. 22 Ley 675/01 — asignación de uso exclusivo |
| Parqueadero cobrado a propietarios del conjunto como servicio mensual | Depende de cómo se estructure | Concepto DIAN 7653 de 2025 |
| Parqueadero ofrecido a terceros ajenos al conjunto (visitantes, externos) | Sí genera IVA al 19% | Art. 462-2 E.T. / Comunicado DIAN 2025 |
| Alquiler de zona común (salón, cancha, etc.) a terceros externos | Sí genera IVA al 19% | Art. 420 E.T. / Concepto DIAN 7653 de 2025 |
| Cuotas de administración ordinarias y extraordinarias | No generan IVA | No constituyen prestación de servicio gravado |
| Intereses de mora por cuotas de administración | No generan IVA | Son rendimientos financieros, no servicios |
| Multas y sanciones por infracciones al reglamento | No generan IVA | No constituyen prestación de servicio gravado |
⚠️ Implicación práctica para conjuntos de la Sabana Norte
Muchos conjuntos en Chía, Cajicá y Zipaquirá alquilan el salón comunal o canchas deportivas a residentes o personas externas como fuente de ingresos adicionales. A partir de la posición actualizada de la DIAN en 2025, estos ingresos están sujetos a IVA del 19% cuando el arrendatario es una persona externa al conjunto. La copropiedad que realice estas operaciones sin declarar y pagar el IVA correspondiente puede recibir sanciones significativas de la DIAN.
¿Desde qué monto es responsable del IVA la copropiedad?
La responsabilidad del IVA en las copropiedades no surge de superar un umbral de ingresos, sino de realizar actividades gravadas. Desde el primer peso que cobre por alquilar una zona común a un tercero, la copropiedad se convierte en responsable del IVA y debe cumplir con sus obligaciones formales ante la DIAN: inscripción como responsable de IVA, presentación de declaraciones bimestrales y pago del impuesto.
¿Están obligadas las copropiedades a expedir factura electrónica?
La obligación de factura electrónica para las copropiedades en Colombia está condicionada al tipo de actividad económica que realicen:
Cuotas de administración — No requieren factura electrónica
Las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias no son prestaciones de servicios comerciales y por tanto no generan la obligación de expedir factura electrónica. La copropiedad puede emitir cuenta de cobro o documento equivalente para el recaudo de administración.
Alquiler de zonas comunes — Requiere factura electrónica
Cuando la copropiedad alquila zonas comunes a terceros y este ingreso está gravado con IVA, sí está obligada a expedir factura electrónica conforme a las disposiciones de la DIAN. Debe registrarse como facturador electrónico y cumplir los requisitos técnicos establecidos.
📋 ¿Es obligatorio un programa contable en la copropiedad?
La ley no exige específicamente un software contable, pero sí exige que la contabilidad cumpla con las normas NIIF aplicables y que los estados financieros sean verificables y auditables. En la práctica, una copropiedad que lleva contabilidad en hojas de cálculo sin cumplir los requerimientos de las NIIF está incumpliendo. La mayoría de contadores y la normativa profesional recomiendan fuertemente el uso de software contable especializado para garantizar el cumplimiento formal.
En RC Administramos, nuestro software ERP propio integra el módulo de tesorería y finanzas con trazabilidad completa, facilitando el trabajo del contador y garantizando la consistencia de la información financiera de cada conjunto en Chía, Cajicá, Zipaquirá y Cota.
Información exógena y medios magnéticos: ¿están obligadas las copropiedades?
La información exógena — también llamada medios magnéticos — es el reporte anual que deben presentar ciertas entidades a la DIAN con información sobre sus operaciones económicas. En materia de propiedad horizontal, la obligación varía según el tipo de uso:
PH de uso residencial
- Como agentes de retención en la fuente, están obligadas a reportar pagos y retenciones practicadas
- El requisito mínimo es el reporte de pagos sujetos a retención en la fuente
- Deben reportar información sobre sus responsables: administrador, copropietarios con coeficiente del 5% o más
PH de uso comercial o mixto
- Tienen la obligación ampliada de reportar información exógena completa
- Deben reportar: tipo de uso autorizado, identificación de bienes, destinación, propietarios, rentas de áreas comunes
- El incumplimiento genera sanciones significativas de la DIAN
Los plazos para la presentación de información exógena los fija la DIAN mediante resolución cada año. En RC Administramos gestionamos este cumplimiento como parte integral de nuestra administración de propiedad horizontal para conjuntos de Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó y Tabio.
Libros contables y de actas: ¿qué debe tener toda copropiedad?
Toda copropiedad en Colombia está obligada a mantener y conservar ciertos libros y registros:
Libros de contabilidad
Deben registrarse ante la DIAN. Incluyen el libro de inventarios y balances, el libro diario y el libro mayor. Deben conservarse por un mínimo de 10 años. Los comprobantes de asientos contables también deben archivarse ordenadamente.
Libro de actas de asamblea
Debe registrarse ante la Alcaldía Municipal del municipio donde se encuentra la copropiedad (o la entidad en quien delegue). En municipios como Chía, Cajicá y Zipaquirá, esto aplica ante la respectiva alcaldía. Es el instrumento que da validez legal a las decisiones de la asamblea de propietarios.
Libro de actas del consejo de administración
Las decisiones del consejo deben quedar registradas en actas formales. Aunque no tienen un registro externo obligatorio como las de asamblea, son fundamentales para la trazabilidad de las decisiones administrativas y la defensa del consejo ante posibles demandas.
Correspondencia y archivos
El administrador debe conservar toda la correspondencia enviada y recibida por la copropiedad, con indicación de fecha y respuesta. Esta obligación surge del artículo 55 del Código de Comercio y es clave para la defensa jurídica de la copropiedad.
Resumen de obligaciones contables y tributarias por tipo de copropiedad
| Obligación | PH Residencial | PH Comercial o Mixta |
|---|---|---|
| Llevar contabilidad (NIIF) | ✅ Obligatoria | ✅ Obligatoria |
| Contador público que firme estados financieros | ✅ Obligatorio | ✅ Obligatorio |
| Revisor fiscal | ⚠️ No obligatorio por ley (salvo reglamento o decisión de asamblea) | ✅ Obligatorio (Art. 56 Ley 675/01) |
| Inscripción en RUT (DIAN) | ✅ Obligatoria | ✅ Obligatoria |
| Retención en la fuente | ✅ Agente retenedor — declaración mensual | ✅ Agente retenedor — declaración mensual |
| Impuesto de renta | ❌ Exenta (Art. 19-5 E.T.) | ⚠️ Si explota áreas comunes — régimen ordinario |
| IVA por alquiler zonas comunes a terceros | ✅ Responsable de IVA 19% (DIAN 2025) | ✅ Responsable de IVA 19% |
| IVA sobre cuotas de administración | ❌ No genera IVA | ❌ No genera IVA |
| Impuesto de Industria y Comercio (ICA) | ⚠️ Exenta en general (verificar estatuto municipal) | ⚠️ Depende de actividades y municipio |
| Información exógena (medios magnéticos) | ⚠️ Parcial — al menos como agente retenedor | ✅ Completa |
| Factura electrónica | ⚠️ Solo si realiza actividades gravadas con IVA | ✅ Si realiza actividades gravadas |
| Libros de contabilidad ante DIAN | ✅ Obligatorio | ✅ Obligatorio |
| Libros de actas de asamblea ante Alcaldía | ✅ Obligatorio | ✅ Obligatorio |
Preguntas frecuentes sobre contabilidad y tributos en propiedad horizontal
¿Las cuotas de administración están gravadas con IVA?
No. Las cuotas de administración — ordinarias y extraordinarias — que pagan los copropietarios no son prestaciones de servicios comerciales y por tanto no están gravadas con IVA. Lo que sí puede generar IVA son los servicios adicionales que preste la copropiedad a terceros, como el alquiler del salón comunal o el servicio de parqueadero a personas externas al conjunto.
¿El conjunto debe cobrar IVA cuando alquila el salón comunal a un copropietario?
Esta es una de las discusiones más activas en 2025. El Concepto DIAN 7653 de 2025 hace una distinción entre el uso de zonas comunes por parte de los propietarios en el marco del objeto social de la copropiedad y la explotación económica de esas zonas. En principio, el cobro por uso del salón a un copropietario como tarifa de mantenimiento puede no configurar IVA, pero si se trata de un alquiler formal con precio de mercado, sí puede generarlo. Se recomienda consultar al contador de la copropiedad para definir el tratamiento correcto en cada caso.
¿Qué pasa si el conjunto lleva años sin cumplir sus obligaciones tributarias?
La DIAN puede iniciar procesos de fiscalización sobre copropiedades en cualquier momento. Las sanciones por incumplimiento tributario incluyen multas e intereses de mora que pueden ser muy significativos. En RC Administramos hemos acompañado conjuntos en Chía, Cajicá y Zipaquirá en procesos de regularización tributaria, aunque lo ideal siempre es cumplir oportunamente. Si tu conjunto tiene dudas sobre su situación tributaria, lo primero es consultar a un contador público con experiencia en propiedad horizontal.
¿Cada cuánto se presentan las declaraciones tributarias en una copropiedad residencial?
La retención en la fuente se declara y paga mensualmente, según el calendario tributario anual de la DIAN. Si la copropiedad es responsable de IVA por actividades de alquiler de zonas comunes, las declaraciones son bimestrales. Los plazos exactos los fija la DIAN cada año mediante resolución. En RC Administramos coordinamos estos vencimientos con el contador del conjunto para garantizar el cumplimiento oportuno.
¿Una empresa administradora de PH puede gestionar la contabilidad del conjunto?
Sí. En RC Administramos, como empresa administradora de propiedad horizontal, coordinamos la gestión contable y tributaria de los conjuntos que administramos en Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó y Tabio. Nuestro equipo trabaja con el contador del conjunto para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones legales. Adicionalmente, nuestro ERP propio facilita la trazabilidad financiera y la generación de información contable en tiempo real para el consejo de administración.
¿La copropiedad debe registrar sus activos (mobiliario, equipos) en el balance general?
Según el Concepto CTCP 2020-05131, los bienes comunes esenciales — es decir, los que son parte integral de la copropiedad como zonas verdes, ascensores, fachadas — no se registran en el balance general. Sin embargo, los bienes muebles adquiridos con recursos de la copropiedad (mobiliario, equipos de oficina, herramientas de mantenimiento) sí pueden reconocerse como activos, dependiendo del marco contable aplicable al grupo en que se clasifique la copropiedad. El contador debe definir esto con base en las políticas contables de la PH.
Conclusión
Las obligaciones contables y tributarias de la propiedad horizontal en Colombia son más amplias y complejas de lo que muchos consejos de administración creen. Toda copropiedad — sin excepción — debe llevar contabilidad conforme a las NIIF, tener contador público que firme sus estados financieros, estar inscrita en el RUT, actuar como agente retenedor y cumplir con los vencimientos tributarios mensuales.
El IVA sobre el alquiler de zonas comunes a terceros es una obligación real y vigente en 2025 según la DIAN, y no cumplirla expone a la copropiedad a sanciones significativas. El revisor fiscal es obligatorio para copropiedades comerciales o mixtas, pero potestativo en las residenciales.
En conjuntos de Chía, Cajicá, Zipaquirá, Cota, Sopó y Tabio, estas obligaciones deben gestionarse con rigor. En RC Administramos, como empresa administradora de propiedad horizontal con tecnología ERP propia y equipo especializado, acompañamos a los consejos de administración en el cumplimiento de todas estas obligaciones de manera organizada, transparente y oportuna. Si tu conjunto necesita apoyo contable y tributario dentro de un esquema integral de administración, contáctanos — el diagnóstico es sin costo.
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